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2015 3月

2015.3.30 | メディア出演

J-WAVEのJAM THE WORLD(ナビゲータ 野中英紀氏)において、影島広泰弁護士がマイナンバー導入で企業に求められる対策について解説しました。
http://www.j-wave.co.jp/original/jamtheworld/break/150330.html

2015.3.28 | メディア出演

牛島信弁護士のコメントが、2015年3月28日付け毎日新聞に掲載されました。

2015.3.27 | 講演・セミナー

影島広泰弁護士が、「『マイナンバー法に対応すべき社内事務』の業務フロー構築と情報管理のポイント」<マイナンバー対応講座【事務対応(応用)編】>と題する講演を行いました。

 

講演の概要は以下の通りです。

 

日時: 2015年3月27日(金) 13:00~17:00

主催: 一般社団法人 企業研究会

会場: 厚生会館(東京・麹町)

講師: 弁護士 影島 広泰

 

<マイナンバー対応講座【事務対応(応用)編】>

「マイナンバー法に対応すべき社内事務」の業務フロー構築と情報管理のポイント

~個人・法人番号の記載が求められる“税務・社会保険関係の帳票”をベースとした実務対応と情報漏洩対策の検討~

 

【開催にあたって】
2016年1月スタートの「社会保障・税番号制度(マイナンバー)」では、全ての民間企業において関係機関に提出する税務関係(源泉徴収票や支払調書等)や社会保険関係の書類に個人(法人)番号を記載する必要があり、番号の取得や本人確認の仕組み、番号の管理・利用等に関する社内事務体制や、業務フローの構築が急務となっています。

本講座では、番号法ガイドライン等の最新情報や法的留意点を踏まえ、マイナンバー対応が求められる具体的な帳票をベースに、社内事務における業務フロー構築のポイントを具体的に解説していきます。

更には、業務で取得した個人番号や特定個人情報を社外に流失させないための情報管理体制のあり方についても、実践的に検証していきます。

 

【プログラム】

1.マイナンバー制度と社内事務
 (1)個人・法人番号の記載が求められる社内事務(対従業員、取引先、株主、顧客)
 (2)「個人番号」「特定個人情報」を取り扱う際の留意点(個人情報保護法との違い、罰則のある行為)

2.マイナンバー法に対応すべき社内事務の業務フロー構築のポイント
 (1)個人番号の取得に関するポイント
  ・取得するタイミング(いつ、どのように提供を受けるか)
  ・利用目的の特定、通知・公表等(利用目的の変更は可能か、明示は必要か)
  ・番号の間違いを確認・修正する事務
  ・個人番号の通知(2015年10月)から施行日(2016年1月1日)まで3か月間の留意点
  ・個人番号を提供してくれない株主・顧客への対応(強制はできるか)
 (2)本人確認に関するポイント(本人、代理人からの提供、本社以外に所属する従業員の場合)
 (3)個人番号の管理・利用に関するポイント
  ・給与計算や社会保険事務をアウトソーシングしている場合の留意点
  ・マニュアル・規定を変更する際、システム改修をベンダーに発注する際の留意点
 (4)個人番号の廃棄・削除に関するポイント

3.「税務関係」の社内事務の業務フロー構築 ~個人・法人番号の記載が必要な帳票をベースに
 (1)従業員等の税務に関する業務フロー
  ・関係機関への提出を見据えた利用目的の通知と本人確認の要否
  ・源泉徴収票・支払報告書とそれ以外の書面(扶養控除等(異動)申告書等)の作成実務
 (2)株主等の税務に関する業務フロー
  ・株主から個人・法人番号の提供を受ける時期と経過措置(3年間)の留意点
  ・社債・株式等の振替機関から、特定個人情報の提供を受けるための体制整備  
 (3)取引先の税務に関する業務フロー
  ・報酬、料金、契約金及び賞金、不動産の使用料等の支払調書の作成実務
  ・取引先が法人である場合の対応
 (4)銀行、証券会社、保険会社、クレジットカード会社等の税務への影響と業務フロー
  ・支払調書の例、提出期限、個人・法人番号の取得対象者、及び取得時期
  ・支払調書作成のための個人番号取得の実務(例)
  ・保険代理店に対する監督義務の留意点
  ・業務マニュアル等に変更の必要性が生じる場面

4.「社会保険関係」の社内事務の業務フロー構築 ~個人・法人番号の記載が必要な帳票をベースに
 (1)対応すべき帳票一覧と留意点(健康保険・厚生年金保険関連事務、雇用保険関係)
  ・変更される様式、変更概要、提出者・提出先、省略できる添付資料、個人番号を取得する際の 本人確認措置
 (2)業務フロー構築のポイント

5.マイナンバー法に対応した社内事務における情報管理のポイント

 (1)マイナンバー法における情報管理の全体像
 (2)保管している個人情報を“廃棄しなければならなくなる”条件
 (3)委託先に対する「必要かつ適切な監督」
  ・委託先に事前に確認すべき事項、安全管理措置に関する委託契約に盛り込むべき内容
  ・委託先における特定個人情報の取扱状況の把握(再委託、再々委託以降も監督義務が必要か)
 (4)情報漏洩対策として求められる安全管理措置(義務と任意の分水嶺)
  ・特定個人情報等を取り扱う「事業取扱担当者」の明確化と「区域」の管理 (どこまで絞り込むか、入退室管理、壁や間仕切りの設置、座席配置の変更などは必要か)
  ・システムログや利用実績の記録と保存期間
  ・機器及び電子媒体等の盗難及び持ち出す場合の情報漏洩等の防止策
  ・個人番号の削除、機器及び電子媒体の廃棄の手段

6.今後のロードマップ(具体的な対応スケジュール例)

 | 講演・セミナー

影島広泰弁護士が、「海外における個人情報保護法制~EU・米国ではパーソナル・データはどのように取り扱われているのか~」と題する講演を行いました。

 

講演の概要は以下の通りです。

 

主催: 経営調査研究会

日時: 2015年3月27日(金)9:30~12:30

会場: 金融財務研究会本社 グリンヒルビル セミナールーム(東京都中央区日本橋茅場町1-10-8)

講師: 弁護士 影島 広泰

 

【好評再々演!わが国の個人情報保護法・改正素案も踏まえて】

海外における個人情報保護法制

EU・米国ではパーソナル・データはどのように取り扱われているのか~

 

個人情報保護法の改正を機に、海外と我が国の個人情報保護法制の差が改めてクローズアップされています。

そこで、本セミナーでは、我が国での個人情報保護法の改正についての現在の議論を、海外における個人情報の法的保護の水準から俯瞰して理解するために、海外における個人情報保護法制の内容を具体的に説明します。

とりわけEUの個人情報保護法制については、EUの顧客や現地子会社の従業員の情報を我が国に送信する場合、あるいは我が国においてネット上のサービスを提供する場合等に、どのような点に留意すべきかに踏み込んで、実務的・具体的に説明します。

 

1. 国際的な個人情報保護法制の全体像

  OECDプライバシー・ガイドライン、APECプライバシー・フレームワーク等

2. EUの個人情報保護法制

 (1) EUデータ保護指令(EU Data Protection Directive)

  a EUデータ保護指令の概要

   (ア)個人データ、個人データ・ファイリングシステム、管理者、取扱者

   (イ)監督機関

   (ウ)作業部会

  b 具体的検討1:データ収集の場面

  c 具体的検討2:データ移転の場面

 (2) 一般データ保護規則(General Data Protection Regulation)案

  a 個人データの定義

  b 域外適用と課徴金等

  c 日本の民間企業への影響

 (3) その他の指令

  ― e-プライバシー指令(e-Privacy Directive)

3. 米国の個人情報保護法制

 (1) 概要

 (2) FTCによるエンフォースメント

 (3) 今後の方向性

4. 我が国における個人情報保護法の改正案との関係

  国際的なプライバシー・個人データの法的保護水準とは

~質疑応答~

2015.3.26 | 講演・セミナー

影島広泰弁護士が、「民間企業における『マイナンバー法(番号法)』への実務対応」<マイナンバー対応講座【全社対応(基本)編】と題する講演を行いました。

 

講演の概要は以下の通りです。

 

日時: 2015年3月26日(木) 14:00~17:00

主催: 一般社団法人 企業研究会

会場: 厚生会館(東京・麹町)

講師: 弁護士 影島 広泰

 

【開催にあたって】

2016年1月からスタートする「社会保障・税番号制度(マイナンバー)」では、全ての民間企業において、従業員取引先、株主等から取得した個人(法人)番号を、関係機関に提出する書類(源泉徴収票や支払調書等)に記載する必要があり、業務フローの見直しや、各種帳票・ITシステムの変更など、幅広い対応が求められます。
また、マイナンバー法(番号法)における番号の扱いは従来の個人情報保護とは大きく異なり、禁止事項や情報漏洩に対する厳しい罰則もあることから、社内規程の見直しや社員教育も含め安全管理への十分な対策も不可欠です。
本講座では、新たに公布・公表される政省令や番号法ガイドライン、特定個人情報保護評価指針等に関する最新の動向も踏まえ、民間企業にとって“2016年1月までに”必須となる対応事項について、具体的に解説していきます。

 

【プログラム】

1.マイナンバー法(番号法)の概要 ~2016年1月以降、社会保障・税の書類への番号記載が必要に

(1)社会保障・税番号制度の目的と民間企業への影響

(2)「個人番号」「法人番号」の仕組み

(3)「特定個人情報」「特定個人情報ファイル」とは

(4)個人情報保護法との違い

・利用範囲、利用目的の変更、目的外利用、第三者提供、データベース作成、安全管理措置、等

・個人情報保護法よりも重く厳しい罰則 (何が認められ、何が認められないのか)

(5)新たに公布・公表される政省令、ガイドラインの動向

2.民間企業において“2016年1月までに”必須となる対応事項

(1)従業員等に関する対応事項

・源泉徴収票等、法定調書への個人番号の記載 (どのように取得するか)

・人事給与システム、関係書類の様式の変更 (何を、どこまで変更すべきか)

・本人確認のための業務フローの確認と変更 (本人からの取得か、代理人か、委託か)

・健康保険組合・年金事務所等への個人番号の提出 (企業が従業員から取得、まとめて提出できるか)

(2)顧客・取引先等に関する対応事項

・支払調書等への個人・法人番号の記載 (誰が、どのような手続きで取得するか)

・ITシステムの変更(アクセス制限はどうするか)

(3)株主に関する対応事項

・支払調書への個人・法人番号の記載 (どのタイミングで取得するか、既存株主に経過措置はあるか)

・振替機関等から「特定個人情報」を受けるための体制整備 (何を、どこまで整備すべきか)

・ITシステムの変更 (株主名簿管理人を使用している場合は不要か)

(4)システムに関する対応事項

・個人番号を利用できる範囲と「特定個人情報ファイル」を作成できる範囲

・要件定義・外部設計段階での法務レビュー

(5)年金の事業主、健康保険組合、金融機関における対応策

3.情報漏洩対策としての安全管理措置の徹底 ~個人番号流出の「第1号」とならないために

(1)大きな基準となる「番号法ガイドライン」「特定個人情報保護評価指針」の考え方

(2)法が認める範囲外で、個人番号・特定個人情報を取得“しない”ための対応策

・業務マニュアルの変更 (個人番号カードの写しをとる場合、等)

・個人番号は「個人情報」とは違う、との発想による管理

(3)従業員教育の重要性

(4)システム対応

・可能な限り、「特定個人情報」を作らないための工夫

4.今後のスケジュール、その他

(1)2016年1月までのロードマップ(例)

・業務フローの洗い出し、社内規程の見直し、社内教育の実施 (業務関連)

・要件定義・外部設計、開発、テスト (ITシステム関連)

(2)将来的なビジネスへの活用(民間利用)

 | 講演・セミナー

影島広泰弁護士が、「企業に求められる『マイナンバー制度』実務対策セミナー~すべての企業に必要な対応を実践解説~」と題する講演を行いました。

 

講演の概要は以下の通りです。

 

主催: 三井住友海上火災保険株式会社

日時: 2015年3月26日(木) 10:00~13:00

会場: 三井住友海上 駿河台ビル 14階 1401会議室(東京都 千代田区神田駿河台3-9)

講師: 弁護士 影島広泰
 

企業に求められる「マイナンバー制度」実務対策セミナー ~すべての企業に必要な対応を実践解説~

 
マイナンバー制度とは、平成28年1月から運用が開始される社会保障・税番号制度の通称です。平成25年5月に成立した「番号法(行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律)」により、いよいよ本年10月には自治体から各国民、日本に居住する外国人に個人番号(マイナンバー)が通知される予定です。各企業においては、社会保障・税務関連の諸手続きにこのマイナンバーを使用することが必要になります。このため、システム変更や情報管理体制の整備等の事前準備のうえ、確実な対応を行うことが求められます。

本セミナーでは、中堅・中小企業の経営者・管理部門が知っておきたいマイナンバー制度の概要と実務対策のポイントを具体的な帳票や規程例などを用いて分かりやすく解説致します。

2015.3.25 | 講演・セミナー

影島広泰弁護士が、「マイナンバー法の実務対応のポイント-ここが大事-」と題する講演を行いました。

 

日時: 2015年3月25日 16:00~18:00

主催: 国際企業法務協会

会場: 商工会館 6階会議室

講師: 弁護士 影島 広泰

2015.3.24 | 講演・セミナー

影島広泰弁護士が、「マイナンバー法の影響と企業の対応策」と題する講演を行いました。

 

講演の概要は以下の通りです。

 

日時: 2015年3月24日 13:30~17:00

主催: (株)経営支援センター

会場: 沖縄産業支援センター 3F会議室(沖縄県那覇市字小禄1831番地59)

講師: 弁護士 影島 広泰

 

マイナンバー法の影響と企業の対応策

 
1.マイナンバー法の概要

 1)マイナンバー制度導入の目的、メリット&デメリット

 2)「個人番号」、「法人番号」とは何か

2.マイナンバー法(番号法)、政令、省令

 1)マイナンバー法の禁止行為と罰則

 2)現時点で明らかになっていない事項

3.個人情報保護法とどこが違うか?

4.全企業、組織(病院・学校など)に必要な実務対応

 1)従業員等に関する対応事項

  ・従業員・パート等からの個人番号の取得と保管は

  ・従業員の家族はどこまで提出を求められるか

  ・取得の際の本人確認はどうする

  ・源泉徴収票等の法定調書への個人番号の記載は

  ・給与アウトソーシングなどの場合、情報をどう提供する

  ・来年15年10月から、12月末までに全従業員のナンバーを正確に入力できるか

 2)取引先等に関する対応事項

  ・支払調書等への個人番号の記載は

  ・法人払いの場合の法人番号の提供と確認は

 3)株主に関する対応事項

  ・株主からの個人番号の取得と保管は(振替保管機関を利用している場合と、それ以外の場合)

  ・株式配当等の支払調書への個人番号の記載は

 4)システムに関する対応事項

  ・経理・給与システムの変更は

  ・アクセス制限はどうする

  ・画面設計のポイントは

  ・セキュリティ対策は

5.金融機関等 その他 民間企業の対応策

 1)年金の事業主、健康保険組合等

  ・情報提供ネットワークへの接続を行う場合の対応策

 2)特に対応迫られるのが金融機関

  ・顧客からの個人番号の取得と保管

  ・経過措置はあるのか

6.個人番号・特定個人情報を取得しないための対応策?

7.情報セキュリティの課題と対応策

 1)個人情報保護法における情報管理

 2)マイナンバー法における情報管理

 3)情報漏えい対策、安全管理のポイント

 4)もしも漏えいしたら?

8.2016年1月までのロードマップ

 | 講演・セミナー

影島広泰弁護士が、「インターネットに関する法律知識とトラブル防止策」と題する講演を行いました。

 

講演の概要は以下の通りです。

 

主催: (株)経営支援センター

日時: 2015年3月24日 10:30~12:30

会場: 沖縄産業支援センター 3F会議室(沖縄県那覇市字小禄1831番地58)

講師: 弁護士 影島 広泰

 

インターネットに関する法律知識とトラブル防止策

1.ホームページ(HP)制作の注意点

 1)納期送れのトラブル

 2)要件定義を満たしていないと判明した場合は

 3)他社と同じデザインであったら

 4)途中で制作を放棄したら違約金は取れるか

2.HPの写真掲載についての注意点

 1)肖像権とは?写真などを掲載する場合の注意点は

 2)フリーの写真はビジネスに活用できるか

 3)社員が撮影した写真を活用するには

 4)会社員の場合、写真を掲載するには本人の許可で良いか

 5)写真の肖像権を訴えられたら

 6)写真の著作権を訴えられたら

3.HPコンテンツ掲載の注意点

 1)知的財産権とは

 2)他人のコピーを掲載するときの注意点

 3)要約とは

 4)掲載したデータなどに誤記があったら

 5)お客様の声などに「やらせ」があった場合は

 6)お客様の声、誤字・脱字を訂正ても良いか

 7)HPの内容にクレームを付けられたら

4.誹謗中傷におけるトラブル防止策

 1)表現内容、どこからが違法性か?

 2)警察は動いてくれるか

 3)削除請求のステップは

 4)書き込み者の特定はできるか

 5)書き込み者の責任追及は

 6)書き込み者が不明でも削除できるか

 7)損害賠償を求めるには

 8)告訴から裁判、判決までのステップは

5,思わぬトラブルに備える対応策

 1)自社HPがウィルスに感染していたら

 2)個人情報やデータを盗まれたら

 3)社員のHP閲覧制限、メールのチェックは

 4)スパム攻撃などを受けたら

2015.3.19 | 講演・セミナー

影島広泰弁護士が、「民間企業のマイナンバー法(共通番号法)実務対応~2015年12月末までに行うべき業務フロー・ITシステム・社内体制の整備~」と題する講演を行いました。

 

講演の概要は以下の通りです。

 

主催: SMBCコンサルティング

日時: 2015年3月19日(木) 13:00~17:00

会場: 三井住友銀行呉服橋ビル(セミナーホール6~7階)(東京都中央区八重洲1-3-4)

講師: 弁護士 影島 広泰

 

ガイドライン・帳票の最新情報を踏まえた

民間企業のマイナンバー法(共通番号法)実務対応

~2015年12月末までに行うべき業務フロー・ITシステム・社内体制の整備~

 

【概要】

2016年1月より運用開始されるマイナンバー制度(社会保障・税番号制度)は、民間企業が行政機関等に提出する書類(社会保険関係の書類や源泉徴収票・支払調書等)に記載を要するものであることから全ての民間企業が対応を余儀なくされます。

具体的には、業務フローの見直し、ITシステムの改修、社内規程の見直しなど、幅広い対応が必要となります。

2014年12月に、番号法ガイドライン、並びに社会保険及び税務に関する帳票が公表されており、整えるべき業務フローや情報管理体制の内容が明らかになっています。

本セミナーでは、最新のガイドライン・帳票の情報に基づいて、民間企業がいつまでに何をしなければならないのか、実践的かつ具体的に解説します。

 

【プログラム】

1.マイナンバー法(共通番号法)の概要

 1)「社会保障・税番号制度」の目的

 2)「個人番号」・「法人番号」とは

 3)「特定個人情報」・「特定個人情報ファイル」とは

  ~個人情報保護法の「個人情報」とは何が違うのか~

 4)「利用事務実施者」・「関係事務実施者」とは

2.民間企業に与える影響

 1)民間企業にとって重要なポイント

  (i)本人確認

   ・個人番号の提供を受ける際に必ず行わなければならず、実務上大きな問題

  (ii)個人番号、特定個人情報の収集・保管、提供、保管等の厳格な制限

  (iii)罰則

  (iv)個人情報保護法との違い

 2)実務的な対応 ~業務フロー、社内書式、社内規程規定等に関する対応~

  (i)番号の取得について、実務上問題となる場面とその解決策

   (ア)対従業員

    ・いつ取得するのか

    ・配偶者や扶養親族の番号の取得をどのように行うのか

    ・最新の国税庁告示案等をベースにした、具体的な業務フロー構築のポイント

   (イ)対顧客・取引先

   (ウ)対株主

    ・個人番号が集まらなかったらどうするのか

  (ii)情報管理の体制整備

    ・番号法ガイドラインに基づいて、最低限何をしなければならないのか

    ・委託契約の見直しのポイント

    ・健康保険組合に必要となる対応

3.今後のスケジュール

4.実務対応Q&A

 ~実務上問題となり得る問題点をQ&A形式で解説~

2015.3.18 | 講演・セミナー

影島広泰弁護士が、「丸ごと整理 日常業務に必要な法律知識」と題する講演を行いました。

 

講演の概要は以下の通りです。

 

主催: みらいコンサルティング株式会社

日時: 2015年3月18日(水)18:00-20:00

会場: 札幌 道銀ビル12階

講師: 弁護士 影島 広泰

 

みらい経営アカデミー

丸ごと整理 日常業務に必要な法律知識

1.契約をめぐる法律知識とは

 1)契約成立に必要な要件とは

 2)契約の相手方について

 3)契約の内容について

 4)納期送れなどのトラブル対応は

 5)納品された商品がサンプルと違っていたら

 6)途中で契約を破棄したときのペナルティは

2.印紙に関する法律知識

 1)印紙を貼る文書とその金額

 2)印紙を貼らなかった場合どうなる

 3)印紙はだれが負担するのか

3.印章に関する法律知識

 1)署名と記名、実印と認印の違い

 2)実印を押すとき注意すること

 3)印影(契印、訂正印、捺印、消印)

4.インターネットに関する法律知識

 1)インターネット上の契約

 2)Eメールは発注書になるか

5.ネットなど誹謗中傷におけるトラブル防止策

 1)表現内容、どこからが違法性か?

 2)警察は動いてくれるか

 3)削除請求のステップは

 4)書き込み者の特はできるか

 5)書き込み者の責任追及は

 6)書き込み者が不明でも削除できるか

 7)損害賠償を求めるには

 8)告訴から裁判、判決までのステップは

 | 講演・セミナー

影島広泰弁護士が、「マイナンバー法の影響と企業の対応策」と題する講演を行いました。

 

講演の概要は以下の通りです。

 

主催: みらいコンサルティング株式会社

日時: 2015年3月18日(水)13:30-16:30

会場: 札幌 道銀ビル12階

講師: 弁護士 影島 広泰

 

みらい経営アカデミー

マイナンバー法の影響と企業の対応策

1.マイナンバー法の概要

 1)マイナンバー制度導入の目的、メリット&デメリット

 2)「個人番号」、「法人番号」とは何か

2.マイナンバー法(番号法)、政令、省令

 1)マイナンバー法の禁止行為と罰則

 2)現時点で明らかになっていない事項

3.個人情報保護法とどこが違うか ?

4.全企業、組織(病院・学校など)に必要な実務対応

 1)従業員等に関する対応事項

  ・従業員・パート等からの個人番号の取得と保管は

  ・従業員の家族はどこまで提出を求められるか

  ・取得の際の本人確認はどうする

  ・源泉徴収票等の法定調書への個人番号の記載は

  ・給与アウトソーシングなどの場合、情報をどう提供する

  ・来年15年10月から、12月末までに全従業員のナンバーを正確に入力できるか

 2)取引先等に関する対応事項

  ・支払調書等への個人番号の記載は

  ・法人払いの場合の法人番号の提供と確認は

 3)株主に関する対応事項

  ・株主からの個人番号の取得と保管は(振替保管機関を利用している場合と、それ以外の場合)

  ・株式配当等の支払調書への個人番号の記載は

 4)システムに関する対応事項

  ・経理・給与システムの変更は

  ・アクセス制限はどうする

  ・画面設計のポイントは

  ・セキュリティ対策は

5.金融機関等 その他 民間企業の対応策

 1)年金の事業主、健康保険組合等

  ・情報提供ネットワークへの接続を行う場合の対応策

 2)特に対応迫られるのが金融機関

  ・顧客からの個人番号の取得と保管

  ・経過措置はあるのか

6.個人番号・特定個人情報を取得しないための対応策?

7.情報セキュリティの課題と対応策

 1)個人情報保護法における情報管理

 2)マイナンバー法における情報管理

 3)情報漏えい対策、安全管理のポイント

 4)もしも漏えいしたら?

8.2016年1月までのロードマップ

2015.3.17 | メディア出演

大塚家具の経営権をめぐる争いについて、牛島信弁護士がコメントをしました。

 | 講演・セミナー

影島広泰弁護士が、「『マイナンバー法(番号法)』で企業が求められる実務対応」と題する講演を行いました。

 

講演の概要は以下の通りです。

 

日時: 2015年3月17日(火)13:30~16:30

主催: みずほ総合研究所

会場: 航空会館 会議室(東京都港区新橋1-18-1)

講師: 弁護士 影島 広泰

 

【マイナンバー法・基本編】全ての民間企業に必要な対応を実践解説!新たに公布・公表された政省令をふまえた

『マイナンバー法(番号法)』で企業が求められる実務対応

  • 2016年1月の実施まであと1年余り!取引先・株主・従業員からの個人番号の取得は?関係書面への記載は?個人情報保護法との関係は?

2016年1月から実施される「社会保障・税番号制度」(マイナンバー)により、「全ての」民間企業が2016年1月までに、取引先・株主・従業員・顧客等から個人番号を取得して、関係機関に提出する書面に記載できる体制を整えることを求められています。そのためには、関係する業務プロセス・ITシステム・社内規定・書類の様式等の変更が必要となりますが、具体的対応がまだ進んでいない企業も少なくないようです。また、共通番号制度で取り扱われる情報は要保護性が高いことから禁止事項や罰則が定められており、変更後の業務プロセスやITシステム等は、マイナンバー法(番号法)及びその政省令、並びに特定個人情報保護委員会の指針及び規則等に厳密に準拠したものでなければならず、情報管理の更なる徹底も必要となります。本セミナーでは、企業の各部門が対応しなければならない実務を、最新の政省令等に基づいて、具体的な帳票・規程例、チェックリスト等をご提示しながら具体的に解説いたします。
 
【講義内容】

1.社会保障・税番号制度とは何か

 (1)目的

 (2)「個人番号」と「法人番号」

 (3)「特定個人情報」

2.マイナンバー法(番号法)の内容

 (1)マイナンバー法の概要

   1 マイナンバー法・整備法

    ・マイナンバー法では何が認められて、何が禁止されているのか

    ・罰則がある行為は何か

   2 政省令

    ・現時点で明らかになっている事項と、未だ明らかになっていない事項の峻別

 (2)個人情報保護法との異同

  ・情報管理上の安全管理措置とは

 (3)特定個人情報保護委員会の特定個人情報保護評価指針・規則、番号法ガイドライン(仮称)

3.民間企業に必要な実務対応

 (1)全企業に共通して必要とる対応策

   1 従業員等に関する対応事項

    ・従業員・パート等からの個人番号の取得と保管は

    ・取得の際の本人確認の方法等は

    (施行規則で明らかとなった従業員の場合の例外措置とは)

    ・源泉徴収票等の法定調書への個人番号の記載は

    ・健康保険組合・年金事務所等への提出は

    (省令で明らかとなったマイナンバーが必要となる事務とは)

   2 取引先等に関する対応事項

    ・支払調書等への個人番号の記載は

   3 株主に関する対応事項

    ・株主からの個人番号の取得と保管は

    (振替保管機関を利用している場合と、それ以外の場合)

    ・株式配当等の支払調書への個人番号の記載は

    ・国税関係の政省令で新たに明らかとなった経過措置とは

   4 法務・総務に関する対応事項

    ・要件定義・外部設計での方針決定・レビューのポイントは

 (2)年金の事業主、健康保険組合等

  ・情報提供ネットワークへの接続を行う場合の対応策

  (特に、健康保険組合では対応に留意が必要)

 (3)金融機関

  ・顧客からの個人番号の取得と保管

  ・国税関係の政省令で新たに明らかとなった経過措置とは

 (4)個人番号・特定個人情報を取得しないための対応策

4.情報管理上の課題 ― 求められる情報管理の徹底

 (1)個人情報保護法における情報管理

 (2)マイナンバー法における情報管理

5.2016年1月までのロードマップ(対応スケジュール)

2015.3.16 | 講演・セミナー

影島広泰弁護士が、「マイナンバー法の基礎知識・実務対応策」と題する講演を行いました。

 

講演の概要は以下の通りです。

 

主催: 三菱UFJリサーチ&コンサルティング

日時: 2015年3月16日(月)10:30am~5:30pm

会場: 東京セミナールーム(港区虎ノ門5-11-2 オランダヒルズ森タワー24階)

講師: 弁護士 影島 広泰

 

従業員・株主・取引先・顧客からのマイナンバー取得と情報管理の最新実務

マイナンバー法の基礎知識・実務対応策

2016年1月から、「社会保障・税番号制度(マイナンバー制度)」が実施されます。これに伴い、民間企業には、2016年1月以降、社会保険関係の書類に従業員の個人番号を記載することが求められます。また、税務署に提出する源泉徴収票や支払調書、扶養控除等(異動)申告書などの書類には、従業員・株主・取引先・顧客等の個人番号・法人番号を記載することが求められます。 実務面では、個人番号の提供を受ける際には運転免許証等での本人確認が必須であったり、情報管理に厳しい規制が あるなど、業務フローや社内体制の整備を要するポイントが数多くあり、早急な対応が必要です。本セミナーでは、マイナンバー法の基礎知識から、個人番号の取得・管理・廃棄までの実務的なポイントを、1日で実践的に解説致します。

 

【カリキュラム】

1.マイナンバー法の基礎知識

 1)社会保障・税番号制度とは

 2)マイナンバー法による規制のうち、 民間企業に関係があるものとは

 3)罰則がある行為とは

 4)個人情報保護法との違いとは

2.民間企業においてマイナンバーが必要となる場面

 1)従業員等の社会保険・税務に関する事務

 2)株主との税務に関する事務

 3)取引先との税務に関する事務

 4)顧客との税務に関する事務

 5)情報提供ネットワークへ接続する場合の事務(健康保険組合、年金の事業主、行政からの事務受託者等)

3.民間企業に必要な実務対応

 1)個人番号の取得

  1.いつ取得することになるのか

  2.従業員の配偶者・扶養親族の個人番号の取扱い

  3.番号法ガイドラインに準拠した個人番号取得のポイント

 2)本人確認

  1.本人確認についての社内業務フロー整備のポイント

  2.本人確認書類の保管の実務

 3)手続・帳票別の個人番号利用の実務

  1.従業員に対して

   (1)税務関係(年末調整とマイナンバー)

   (2)社会保険関係

  2.株主に対して

   (1)個人番号の取得方法

   (2)経過措置

  3.取引先に対して

  4.顧客に対して(主として金融機関の場合)

 4)健康保険組合が2017年7月までに対応する必要があるシステム構築、特定個人情報保護評価

4.情報管理体制の構築ポイント

 1)マイナンバー法で求められる情報管理体制の全体像

  1.番号法ガイドラインの概要

  2.特定個人情報保護評価(PIA)と民間企業の関係

 2)「番号法ガイドライン」に準拠した管理体制構築のポイント

  1.特定個人情報ファイルの作成の制限〜「必要な限度」とは

  2.安全管理措置(個人情報保護法の下での現在の社内体制をどのように変更すべきか)

  3.書類及びデータの廃棄・削除の考え方

  4.委託の取扱い

   (1)グループ会社内での人事情報の「共有」の実務

   (2)会計事務所等やITサービス業者への委託の実務

  5.求められるログの保存

 3)「特定個人情報保護評価」(PIA)に基づいた管理体制構築のポイント

5.「マイナンバー制度」今後のスケジュール

2015.3.13 | 講演・セミナー

藤村慎也弁護士が、「民間企業におけるマイナンバー法対応の実務」と題する講演を行いました。

 

講演の概要は以下の通りです。

 

日時: 2015年3月13日(金)13:00~14:30

主催: 株式会社オービック

会場: 大阪市中央区博労町3-5-1 エプソン大阪ビル オービックコミュニケーションプラザ 12F

講師: 弁護士 藤村 慎也

 

マイナンバー法の施行により、企業は広範囲の業務・情報セキュリティについて、見直しを求められています。また、パートやアルバイトを含めた全従業員の個人番号を収集・記録する必要があります。特に、店舗展開企業では、注意が必要です。個人番号の取扱いについては厳しい情報管理が求められ、漏えい等に罰則もありますので、マイナンバー法を遵守し、必要に応じたIT投資も含め社内体制を整えなければいけません。当セミナーでは、マイナンバー法の概要から、管理対象者数の多い流通小売業が対応する上でのポイントをお話しします。

 | 講演・セミナー

影島広泰弁護士が、「【事務対応編】マイナンバー対象事務(税務・社会保険)の業務フロー構築と実務のポイント」と題する講演を行いました。

 

講演の概要は以下の通りです。

 

日時: 2015年3月13日(金)10:00~13:00

主催: みずほ総合研究所

会場: イイノホール(東京都千代田区内幸町2-1-1 飯野ビルディング4F カンファレンスセンター)

講師: 弁護士 影島 広泰

 

現行の業務運用にはどのような変更が必要?政省令や番号法ガイドラインに基づいた実務の最新情報 【マイナンバー法・事務対応編】

マイナンバー対象事務(税務・社会保険)の業務フロー構築と実務のポイント

  • 個人番号の取得・本人確認・保管・廃棄のフローは?マイナンバーの対象となる場面・書類は?実務上の留意点は?

 
マイナンバー法の施行に伴い、すべての民間企業において、2016年1月から社会保険関係の書類や、税務署・市区町村に提出する税務関係の書類に、個人番号・法人番号を記載することが求められています。したがってそれまでに、給与事務、報酬・料金・配当、契約等の支払調書作成事務、社会保険関係の書類作成事務等において、個人番号の取得の際の本人確認の仕組みや、関係機関への番号の提供等を行うための社内の事務体制と業務フローを構築する必要があります。また、対象となる書類や対応スケジュール等を明確に意識した上で、対象業務を点検・変更することが必要となります。
本セミナーでは、政省令や番号法ガイドラインをはじめとした最新の情報に基づき、マイナンバーを取り扱う事務をどのように構築すべきかについて、実務上のポイントを具体的に解説いたします。
 
※本セミナーは事務体制構築に必要な範囲での解説です。本セミナーのみのご参加も承りますが、全社的に必要な実務対応の全体像をふまえていただくことが望ましいため、当社主催「『マイナンバー法(番号法)』で企業が求められる実務対応」にご参加いただいた企業様やマイナンバー法の概要を学習済の企業様にご参加をおすすめいたします。
 

【講義内容】

1.マイナンバー制度と社内事務

 (1)マイナンバー(社会保障・税番号制度)とは

  ・マイナンバー対応を要する事務は、社内のどこに生じるのか

  ・個人番号と法人番号の取り扱いの違い

 (2)マイナンバー法対応事務上留意すべきポイント

  ・個人番号・特定個人情報を取り扱う際に留意すべきポイント

  ・罰則がある行為とは何か

  ・民間企業が特定個人情報保護委員会と関係する場面とは

2.マイナンバー法に対応した業務フロー構築のポイント

 (1)個人番号の取得についての実務

  (i)取得するタイミング

   (ア)従業員の場合

    ・入社時に提供を受けた番号を使えばよいケースと、書類作成のたびに毎回提供を受けなければならないケースの両方が存在するが、どのように取り扱うべきか

   (イ)株主の場合

    ・配当をするたびに取得しなければならないのか

   (ウ)取引先の場合

    ・どのような取引先から個人番号・法人番号を取得しなければならないのか

    ・毎年地代を支払っているケースでは毎年取得しなければならないのか

    ・単発で仕事を依頼している個人からは毎回取得しなければならないのか

  (ii)従業員の家族の個人番号の取扱い ・家族の個人番号はいつ取得すればよいのか

    ・未成年者の個人番号を取得する際にどうすればよいのか

  (iii)番号の間違いを確認・修正するための事務とは

  (iv)個人番号の通知開始から施行日までの空白期間の取り扱いは

  (v)個人番号を提供してくれない相手方にどのように対応すべきか

 (2)本人確認の実務 ・本社以外に所属する従業員について、どのように本人確認すべきか

   ・番号確認のエビデンスを残すべきか、残すとしてどのように残すべきか

 (3)個人番号の管理・利用 ・給与計算や社会保険事務をアウトソーシングしている場合の留意点(=委託する場合の留意点)

   ・マニュアル・規程の変更をする際の留意点

   ・システム改修をベンダーに発注する際の留意点

 (4)個人番号の消去
   ・いつ削除すべきか、どのように削除すべきか

   ・退職したらすぐに削除すべきか

3.税務関係の事務の構築

 (1)税務関係でマイナンバーが必要となる場面(帳票一覧)

  (i)対従業員

  (ii)対取引先

  (iii)対株主

  (iv)対顧客(主として金融機関において対応が必要となる)

 (2)従業員

  (i)年末調整とマイナンバー

   ・いつから対応しなければならないのか(2016年1月からか、2017年1月からか)

  (ii)退職者の取り扱い

  (iii)企業年金の税務とマイナンバー

  (iv)財形貯蓄の税務とマイナンバー

 (3)株主

  (i)配当の税務とマイナンバー

  (ii)経過措置

 (4)取引先

  ・どのような場合に個人番号・法人番号を取得する必要があるか

 (5)顧客(主として金融機関の場合)

  (i)銀行

  (ii)証券会社

  (iii)生命保険

  (iv)損害保険

  (v)クレジットカード会社等

 (6)手続ごとの開始時期

4.社会保障関係の事務の構築

 (1)社会保険関係でマイナンバーが必要となる場面(帳票一覧)

  (i)健康保険

  (ii)厚生年金保険

  (iii)雇用保険

  (iv)労災保険

 (2)健康保険・厚生年金保険に関するマイナンバー対応のポイント

   ・会社が個人番号関係事務実施者となる場合と代理人となる場合の違い

   ・健康保険組合が2017年7月までにやらなければならないシステム対応、特定個人情報保護評価とは

 (3)雇用保険・労災保険に関するマイナンバー対応のポイント

   ・再雇用の場合の個人番号の取扱い

5.今後のスケジュール

2015.3.12 | 講演・セミナー

影島広泰弁護士が、「企業に求められる『マイナンバー制度』実務対策セミナー~すべての企業に必要な対応を実践解説~」と題する講演を行いました。

 

講演の概要は以下の通りです。

 

主催: 三井住友海上火災保険株式会社

日時: 2015年3月12日(木) 13:30~16:30

会場: 三井住友海上 駿河台ビル 14階 1401会議室(東京都 千代田区神田駿河台3-9)

講師: 弁護士 影島広泰

企業に求められる「マイナンバー制度」実務対策セミナー ~すべての企業に必要な対応を実践解説~

マイナンバー制度とは、平成28年1月から運用が開始される社会保障・税番号制度の通称です。平成25年5月に成立した「番号法(行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律)」により、いよいよ本年10月には自治体から各国民、日本に居住する外国人に個人番号(マイナンバー)が通知される予定です。各企業においては、社会保障・税務関連の諸手続きにこのマイナンバーを使用することが必要になります。このため、システム変更や情報管理体制の整備等の事前準備のうえ、確実な対応を行うことが求められます。

本セミナーでは、中堅・中小企業の経営者・管理部門が知っておきたいマイナンバー制度の概要と実務対策のポイントを具体的な帳票や規程例などを用いて分かりやすく解説致します。

2015.3.11 | 講演・セミナー

影島広泰弁護士が、「企業に求められる『マイナンバー制度』実務対策セミナー~すべての企業に必要な対応を実践解説~」と題する講演を行いました。

 

講演の概要は以下の通りです。

 

主催: 三井住友海上火災保険株式会社

日時: 2015年3月11日(水) 13:30~16:30

会場: 三井住友海上 大阪淀屋橋ビル(淀屋橋odona北館) 3階 大会議室(大阪府 大阪市中央区北浜4-3-1)

講師: 弁護士 影島広泰

企業に求められる「マイナンバー制度」実務対策セミナー ~すべての企業に必要な対応を実践解説~

マイナンバー制度とは、平成28年1月から運用が開始される社会保障・税番号制度の通称です。平成25年5月に成立した「番号法(行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律)」により、いよいよ本年10月には自治体から各国民、日本に居住する外国人に個人番号(マイナンバー)が通知される予定です。各企業においては、社会保障・税務関連の諸手続きにこのマイナンバーを使用することが必要になります。このため、システム変更や情報管理体制の整備等の事前準備のうえ、確実な対応を行うことが求められます。

本セミナーでは、中堅・中小企業の経営者・管理部門が知っておきたいマイナンバー制度の概要と実務対策のポイントを具体的な帳票や規程例などを用いて分かりやすく解説致します。

2015.3.10 | 著作・論文・記事等

経済界2015年3月10日号において、「コーポレートガバナンスの究極の目的を問う」と題して、コマツ相談役顧問 坂根正弘氏と牛島信弁護士との対談記事が掲載されました。

 

・企業価値を作るのは誰なのか

・ビジネスモデルで先行し現場力で勝つ

・委員会制度が日本企業に向かない理由

・社外役員は社長候補の資質を見抜けるか

 | 講演・セミナー

影島広泰弁護士が、「民間企業におけるマイナンバー法対応の実務」と題する講演を行いました。

 

講演の概要は以下の通りです。

 

日時: 2015年3月10日(火)9:30~11:00

主催: 株式会社オービック

会場: 東京都中央区京橋2-4-15 オービックビル オービックコミュニケーションプラザ

講師: 弁護士 影島 広泰

 

マイナンバー法の施行により、企業は広範囲の業務・情報セキュリティについて、見直しを求められています。また、パートやアルバイトを含めた全従業員の個人番号を収集・記録する必要があります。特に、店舗展開企業では、注意が必要です。個人番号の取扱いについては厳しい情報管理が求められ、漏えい等に罰則もありますので、マイナンバー法を遵守し、必要に応じたIT投資も含め社内体制を整えなければいけません。当セミナーでは、マイナンバー法の概要から、管理対象者数の多い流通小売業が対応する上でのポイントをお話しします。

 | 著作・論文・記事等

税経通信2015年4月号「特集 税務専門家にとってのマイナンバー制度-必要最低限の対応とは」において、影島広泰弁護士と藤村慎也弁護士が執筆した「中小企業で行うべき必要最低限の対応とスケジュール」が掲載されました。

2015.3.9 | メディア出演

影島広泰弁護士のインタビュー記事が、月刊総務2015年4月号特集「2016年1月からスタート! マイナンバー制度施行に向けて 企業が行うべき準備と対応」に掲載されました。
http://wis-works.jp/soumu/archives/soumu1504/

 | 講演・セミナー

影島広泰弁護士が、「マイナンバー法に対応した業務フロー・情報管理体制の構築」と題する講演を行いました。

 

講演の概要は以下の通りです。

 

主催: 一般社団法人日本ソフトウエア産業協会

日時: 2015年3月9日(月) 10:00~16:30

会場: 新宿ファーストウエストビル3階ABC会議室 (新宿区西新宿1-23-7)

講師: 弁護士 影島広泰

 

「マイナンバー法に対応した業務フロー・情報管理体制の構築」

 

1.マイナンバー制度と社内事務

 (1)マイナンバー(社会保障・税番号制度)

  a. 対応を要する事務はどこに生じるのか

  b. 「個人番号」と「法人番号」の違い

 (2)対応事務上留意すべきポイント

  a. 「特定個人情報」

  b. 取り扱う際に留意すべきポイント

  c. 個人情報保護法との違い

  d. 罰則がある行為は何か

  e. 特定個人情報保護委員会との関係

2.マイナンバー法に対応した業務フロー構築のポイント

 (1)個人番号の取得についての実務

  a. 取得するタイミング

  b. 利用目的の特定、通知等

  c. 本人確認の実務

  d. FAQ

3.税務・社会保険の事務の実際

 (1)税務関係の事務の構築

  a. マイナンバーの開始時期

  b. 従業員等の税務

  c. 株主・出資者の税務

  d. 取引先等の税務

 (2)社会保険関係の事務の構築

  a. マイナンバーの開始時期

  b. 従業員等の社会保険関係

4.情報管理の実務対応のポイント

 (1)「番号法ガイドライン」に準拠した実務対応のポイント

  a. 番号法ガイドラインの概要

  b. 番号法ガイドライン準拠の管理体制構築

 (2)「特定個人情報保護評価」(PIA)に基づいた管理体制構築

5.今後のスケジュール

 | 著作・論文・記事等

株式会社スマイルワークスの「中小企業のためのマイナンバー講座」において、影島広泰弁護士が執筆した「委託によるリスクの転嫁」と題する記事が掲載されました。

 

○ 委託先を選定する際の義務

○ 委託を受ける側の対応

 

https://mynumber.clear-works.jp/column/05.html

 | 著作・論文・記事等

株式会社スマイルワークスの「中小企業のためのマイナンバー講座」において、影島広泰弁護士が執筆した「特定個人情報の管理と情報セキュリティ」と題する記事が掲載されました。

 

○ 基本方針の策定

○ 取扱規程等の策定

○ 組織的安全管理措置

○ 人的安全管理措置

○ 物理的安全管理措置

○ 技術的安全管理措置

 

https://mynumber.clear-works.jp/column/04.html

2015.3.6 | 講演・セミナー

影島広泰弁護士が、「Generalist マイナンバーセミナー ~マイナンバー制度が人事業務に与えるインパクトと実務構築ポイント~」と題する講演を行いました。

 

講演の概要は以下の通りです。

 

主催: 東芝ソリューション株式会社

日時: 2015年3月6日(金) 14:30~17:00

会場: 世界貿易センタービル 3F RoomA (東京都港区浜松町2-4-1 世界貿易センタービル)

講師: 弁護士 影島広泰

Generalist マイナンバーセミナー
~マイナンバー制度が人事業務に与えるインパクトと実務構築ポイント~

 

【プログラム】

基調講演 14:30~16:00

牛島総合法律事務所 影島広泰

2016年1月からのマイナンバー制度の実施に先立ち、間もなく本年10月に番号通知が行われます。2016年1月以降、税務署に提出する源泉徴収票や扶養控除等(異動)申告書や社会保険関係の書類に個人番号を記載することが必要となります。

そのため民間企業は、個人番号を収集し保管しておく必要があります。

本セミナーでは個人番号の提供を受ける際の本人確認等、マイナンバー法対応の実務を本年末までに構築するためのポイントについて、実際の事例等を交えて具体的に解説します。
ソリューションセッション 16:10~17:00 「人財管理ソリューション Generalist のマイナンバー対応について」

[講師]

東芝ソリューション株式会社

業務ソリューション技術部 HRMソリューション技術担当 様

2015.3.5 | 講演・セミナー

影島広泰弁護士が、「金融機関におけるマイナンバーの情報管理」と題する講演を行いました。

 

講演の概要は以下の通りです。

 

主催: 株式会社セミナーインフォ

日時: 2015年3月5日(木) 13:30~16:30

会場: 株式会社セミナーインフォ カンファレンスルーム

講師: 弁護士 影島広泰

【概要】

マイナンバー法の下では、個人番号の利用、特定個人情報の第三者への提供・収集・保管等を行うことが、法律で定められた場合以外では禁じられています。また、情報漏えい等の場合に厳しい罰則が定められているほか、特定個人情報保護委員会は立入検査権も有しています。

本セミナーでは、「番号法ガイドライン」や金融庁の個人情報保護法ガイドライン等を踏まえて、金融機関がマイナンバー法に準拠した「適法」な情報管理を行うための実務について、具体的に解説します。

 

【セミナー詳細】

1.マイナンバー法で求められる情報管理体制の全体像

(1)番号法ガイドラインの概要

(2)各種のガイドラインと番号法ガイドラインとの関係

2.「番号法ガイドライン」に準拠した管理体制構築のポイント

(1)個人番号取得の場面

(a)個人番号を必要とする帳票から考える、取得できる相手方、取得のタイミング、業務フロー構築のポイント(対従業員、対顧客)

(b)金融庁の個人情報保護法ガイドラインを踏まえた利用目的特定の実務

(c)本人確認の「現実的な」方法

(d)本人確認と犯罪収益移転防止法上の取引時確認との関係

(2)保管・管理の場面~安全管理措置

(a)事務取扱担当者等をどのように明確化すべきか

(b)基本方針、取扱規程等の策定(金融庁の個人情報保護法ガイドラインとの差分)

(c)組織的安全管理措置、人的安全管理措置、物理的安全管理措置、技術的安全管理措置(金融庁の個人情報保護法ガイドラインとの差分)

(3)廃棄・削除の場面

(a)廃棄・削除の考え方

(b)システムログまたは利用実績として何をいつまで残さなければならないのか

(4)委託の取扱い

(a)グループ会社内での人事情報の「共有」の実務

(b)ITサービスの利用と安全管理措置との関係

3.「特定個人情報保護評価」(PIA)に基づいた管理体制構築のポイント

~金融機関は、特定個人情報保護評価(PIA)をどのように取り扱うべきか

4.その他の制度との関係

~JIS Q 15001(Pマーク)との関係

5.今後のスケジュール

(1)いつまでに何をしなければならないのか

(2)今後の制度改正の動き

6.質疑応答

2015.3.4 | 講演・セミナー

影島広泰弁護士が、「【事務対応編】マイナンバー対象事務(税務・社会保険)の業務フロー構築と実務のポイント」と題する講演を行いました。

 

講演の概要は以下の通りです。

 

日時: 2015年3月4日(水)14:30~17:30

主催: みずほ総合研究所

会場: 北浜フォーラム(大阪市中央区北浜1-8-16 (大阪証券取引所ビル3F))

講師: 弁護士 影島 広泰

 

現行の業務運用にはどのような変更が必要?政省令や番号法ガイドラインに基づいた実務の最新情報 【マイナンバー法・事務対応編】

マイナンバー対象事務(税務・社会保険)の業務フロー構築と実務のポイント

  • 個人番号の取得・本人確認・保管・廃棄のフローは?マイナンバーの対象となる場面・書類は?実務上の留意点は?

 
マイナンバー法の施行に伴い、すべての民間企業において、2016年1月から社会保険関係の書類や、税務署・市区町村に提出する税務関係の書類に、個人番号・法人番号を記載することが求められています。したがってそれまでに、給与事務、報酬・料金・配当、契約等の支払調書作成事務、社会保険関係の書類作成事務等において、個人番号の取得の際の本人確認の仕組みや、関係機関への番号の提供等を行うための社内の事務体制と業務フローを構築する必要があります。また、対象となる書類や対応スケジュール等を明確に意識した上で、対象業務を点検・変更することが必要となります。
本セミナーでは、政省令や番号法ガイドラインをはじめとした最新の情報に基づき、マイナンバーを取り扱う事務をどのように構築すべきかについて、実務上のポイントを具体的に解説いたします。
 
※本セミナーは事務体制構築に必要な範囲での解説です。本セミナーのみのご参加も承りますが、全社的に必要な実務対応の全体像をふまえていただくことが望ましいため、当社主催「『マイナンバー法(番号法)』で企業が求められる実務対応」にご参加いただいた企業様やマイナンバー法の概要を学習済の企業様にご参加をおすすめいたします。
 

【講義内容】

1.マイナンバー制度と社内事務

 (1)マイナンバー(社会保障・税番号制度)とは

  ・マイナンバー対応を要する事務は、社内のどこに生じるのか

  ・個人番号と法人番号の取り扱いの違い

 (2)マイナンバー法対応事務上留意すべきポイント

  ・個人番号・特定個人情報を取り扱う際に留意すべきポイント

  ・罰則がある行為とは何か

  ・民間企業が特定個人情報保護委員会と関係する場面とは

2.マイナンバー法に対応した業務フロー構築のポイント

 (1)個人番号の取得についての実務

  (i)取得するタイミング

   (ア)従業員の場合

    ・入社時に提供を受けた番号を使えばよいケースと、書類作成のたびに毎回提供を受けなければならないケースの両方が存在するが、どのように取り扱うべきか

   (イ)株主の場合

    ・配当をするたびに取得しなければならないのか

   (ウ)取引先の場合

    ・どのような取引先から個人番号・法人番号を取得しなければならないのか

    ・毎年地代を支払っているケースでは毎年取得しなければならないのか

    ・単発で仕事を依頼している個人からは毎回取得しなければならないのか

  (ii)従業員の家族の個人番号の取扱い ・家族の個人番号はいつ取得すればよいのか

    ・未成年者の個人番号を取得する際にどうすればよいのか

  (iii)番号の間違いを確認・修正するための事務とは

  (iv)個人番号の通知開始から施行日までの空白期間の取り扱いは

  (v)個人番号を提供してくれない相手方にどのように対応すべきか

 (2)本人確認の実務 ・本社以外に所属する従業員について、どのように本人確認すべきか

   ・番号確認のエビデンスを残すべきか、残すとしてどのように残すべきか

 (3)個人番号の管理・利用 ・給与計算や社会保険事務をアウトソーシングしている場合の留意点(=委託する場合の留意点)

   ・マニュアル・規程の変更をする際の留意点

   ・システム改修をベンダーに発注する際の留意点

 (4)個人番号の消去
   ・いつ削除すべきか、どのように削除すべきか

   ・退職したらすぐに削除すべきか

3.税務関係の事務の構築

 (1)税務関係でマイナンバーが必要となる場面(帳票一覧)

  (i)対従業員

  (ii)対取引先

  (iii)対株主

  (iv)対顧客(主として金融機関において対応が必要となる)

 (2)従業員

  (i)年末調整とマイナンバー

   ・いつから対応しなければならないのか(2016年1月からか、2017年1月からか)

  (ii)退職者の取り扱い

  (iii)企業年金の税務とマイナンバー

  (iv)財形貯蓄の税務とマイナンバー

 (3)株主

  (i)配当の税務とマイナンバー

  (ii)経過措置

 (4)取引先

  ・どのような場合に個人番号・法人番号を取得する必要があるか

 (5)顧客(主として金融機関の場合)

  (i)銀行

  (ii)証券会社

  (iii)生命保険

  (iv)損害保険

  (v)クレジットカード会社等

 (6)手続ごとの開始時期

4.社会保障関係の事務の構築

 (1)社会保険関係でマイナンバーが必要となる場面(帳票一覧)

  (i)健康保険

  (ii)厚生年金保険

  (iii)雇用保険

  (iv)労災保険

 (2)健康保険・厚生年金保険に関するマイナンバー対応のポイント

   ・会社が個人番号関係事務実施者となる場合と代理人となる場合の違い

   ・健康保険組合が2017年7月までにやらなければならないシステム対応、特定個人情報保護評価とは

 (3)雇用保険・労災保険に関するマイナンバー対応のポイント

   ・再雇用の場合の個人番号の取扱い

5.今後のスケジュール

 | 講演・セミナー

講演の概要は以下の通りです。

日時: 2015年3月4日(水)10:00~13:00
主催: みずほ総合研究所
会場: 北浜フォーラム(大阪市中央区北浜1-8-16 (大阪証券取引所ビル3F))
講師: 弁護士 影島広泰

 

個人番号・特定個人情報をどう管理?番号法ガイドラインの内容は?
【マイナンバー法・情報管理編】
マイナンバー法の施行までに必須の情報管理体制の整備・見直し

番号法ガイドライン及び特定個人情報保護評価指針等を踏まえ、マイナンバー法に準拠した『適法』な情報管理体制を実務的に解説

 

マイナンバー法の下は、個人番号及び特定個人情報の取得、保管、利用及び提供等に厳しい制限が課せられます。また、情報漏えい等について法人への両罰規定を含めた厳しい罰則が定められているほか、特定個人情報保護委員会には民間企業等への立入検査権限も認められています。多くの企業において、2005年の個人情報保護法の施行に伴って社内の情報管理体制が整備されましたが、2016年1月のマイナンバー法の施行により、約10年ぶりに、情報管理体制を大幅に見直す必要が生じています。本セミナーにおいては、特定個人情報保護委員会が公表した「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」(いわゆる「番号法ガイドライン」)及び特定個人情報保護評価指針等を踏まえ、2016年1月までに整えておくべき、マイナンバー法に準拠した「適法」な情報管理体制を、実務的に解説します。

 

※本セミナーは情報管理体制整備に必要な範囲での解説です。本セミナーのみのご参加も承りますが、全社的に必要な実務対応の全体像をふまえていただくことが望ましいため、当社主催「マイナンバー法で企業が求められる実務対応」にご参加いただいた企業様やマイナンバー法の概要を学習済の企業様にご参加をおすすめいたします。

 

【講義内容】
1.民間企業・団体においてマイナンバーを取り扱う必要が生じる場面とは
 (1) 社会保障・税番号制度の概要
  (i)「社会保障・税番号制度」とは
  (ii)「個人番号」と「法人番号」
  (iii)「特定個人情報」
  (iv)マイナンバー法(番号法)の内容~個人情報保護法との違い
 (2)民間企業・団体おいてマイナンバーを取り扱う場面
  (i)従業員等の社会保険・税務に関する事務
  (ii)株主・取引先・顧客との税務に関する事務
  (iii)情報提供ネットワークへ接続する場合の事務(健康保険組合、年金の事業主、行政からの事務受託者等)
2.「番号法ガイドライン」に準拠した実務対応のポイント
 (1) 「番号法ガイドライン」の概要
 (2) 番号法ガイドラインに準拠した情報管理体制構築のポイント
  (i)利用の場面 ・個人番号の利用制限~個人番号を取得するときの利用目的の特定等
  (ii)個人番号の提供を要求する場面 ・個人番号の提供を受けるタイミング等
  (iii)第三者への提供の場面 ・グループ企業内での人事情報データの共有の実務等
  (iv)保管・管理の場面 ・廃棄・削除の考え方等
  (v)委託の取り扱い ・会計事務所等やITサービス業者への委託の実務
   ・「必要かつ適切な監督」とは具体的に何をするのか
   ・委託契約書に盛り込むべき内容とは等
  (vi)保管・管理の場面:安全管理措置 ・個人情報保護法との違いはどこにあるのか  
   ~事務取扱担当者をどのように明確化するか
   ・取扱規程の実務
   ・組織的安全管理措置~システムログを残さなければならない事項とは
   ・人的安全管理措置
   ・物理的安全管理措置 
   ~管理区域と取扱区域の違いと、それぞれで講ずべき措置
   ~データの削除とは何をすべきなのか
   ・技術的安全管理措置
   ・中小事業者の軽減措置等
  (vii)特定個人情報を取り扱う際に問題となる個人情報保護法の条文と実務的な影響
3.「特定個人情報保護評価」(PIA)に基づいた管理体制構築のポイント
 (1)民間企業は、特定個人情報保護評価(PIA)をどのように取り扱うべきか
 (2)JIS Q 15001(Pマーク)との関係
4. 今後の対応スケジュール

2015.3.3 | 講演・セミナー

影島広泰弁護士が、「【事務対応編】マイナンバー対象事務(税務・社会保険)の業務フロー構築と実務のポイント」と題する講演を行いました。

 

講演の概要は以下の通りです。

 

日時: 2015年3月3日(火)14:00~17:00

主催: みずほ総合研究所

会場: みずほ総合研究所セミナールーム(東京都千代田区内幸町1-2-1 日土地内幸町ビル3F)

講師: 弁護士 影島 広泰

 

現行の業務運用にはどのような変更が必要?政省令や番号法ガイドラインに基づいた実務の最新情報 【マイナンバー法・事務対応編】

マイナンバー対象事務(税務・社会保険)の業務フロー構築と実務のポイント

  • 個人番号の取得・本人確認・保管・廃棄のフローは?マイナンバーの対象となる場面・書類は?実務上の留意点は?

 
マイナンバー法の施行に伴い、すべての民間企業において、2016年1月から社会保険関係の書類や、税務署・市区町村に提出する税務関係の書類に、個人番号・法人番号を記載することが求められています。したがってそれまでに、給与事務、報酬・料金・配当、契約等の支払調書作成事務、社会保険関係の書類作成事務等において、個人番号の取得の際の本人確認の仕組みや、関係機関への番号の提供等を行うための社内の事務体制と業務フローを構築する必要があります。また、対象となる書類や対応スケジュール等を明確に意識した上で、対象業務を点検・変更することが必要となります。
本セミナーでは、政省令や番号法ガイドラインをはじめとした最新の情報に基づき、マイナンバーを取り扱う事務をどのように構築すべきかについて、実務上のポイントを具体的に解説いたします。
 
※本セミナーは事務体制構築に必要な範囲での解説です。本セミナーのみのご参加も承りますが、全社的に必要な実務対応の全体像をふまえていただくことが望ましいため、当社主催「『マイナンバー法(番号法)』で企業が求められる実務対応」にご参加いただいた企業様やマイナンバー法の概要を学習済の企業様にご参加をおすすめいたします。
 

【講義内容】

1.マイナンバー制度と社内事務

 (1)マイナンバー(社会保障・税番号制度)とは

  ・マイナンバー対応を要する事務は、社内のどこに生じるのか

  ・個人番号と法人番号の取り扱いの違い

 (2)マイナンバー法対応事務上留意すべきポイント

  ・個人番号・特定個人情報を取り扱う際に留意すべきポイント

  ・罰則がある行為とは何か

  ・民間企業が特定個人情報保護委員会と関係する場面とは

2.マイナンバー法に対応した業務フロー構築のポイント

 (1)個人番号の取得についての実務

  (i)取得するタイミング

   (ア)従業員の場合

    ・入社時に提供を受けた番号を使えばよいケースと、書類作成のたびに毎回提供を受けなければならないケースの両方が存在するが、どのように取り扱うべきか

   (イ)株主の場合

    ・配当をするたびに取得しなければならないのか

   (ウ)取引先の場合

    ・どのような取引先から個人番号・法人番号を取得しなければならないのか

    ・毎年地代を支払っているケースでは毎年取得しなければならないのか

    ・単発で仕事を依頼している個人からは毎回取得しなければならないのか

  (ii)従業員の家族の個人番号の取扱い ・家族の個人番号はいつ取得すればよいのか

    ・未成年者の個人番号を取得する際にどうすればよいのか

  (iii)番号の間違いを確認・修正するための事務とは

  (iv)個人番号の通知開始から施行日までの空白期間の取り扱いは

  (v)個人番号を提供してくれない相手方にどのように対応すべきか

 (2)本人確認の実務 ・本社以外に所属する従業員について、どのように本人確認すべきか

   ・番号確認のエビデンスを残すべきか、残すとしてどのように残すべきか

 (3)個人番号の管理・利用 ・給与計算や社会保険事務をアウトソーシングしている場合の留意点(=委託する場合の留意点)

   ・マニュアル・規程の変更をする際の留意点

   ・システム改修をベンダーに発注する際の留意点

 (4)個人番号の消去
   ・いつ削除すべきか、どのように削除すべきか

   ・退職したらすぐに削除すべきか

3.税務関係の事務の構築

 (1)税務関係でマイナンバーが必要となる場面(帳票一覧)

  (i)対従業員

  (ii)対取引先

  (iii)対株主

  (iv)対顧客(主として金融機関において対応が必要となる)

 (2)従業員

  (i)年末調整とマイナンバー

   ・いつから対応しなければならないのか(2016年1月からか、2017年1月からか)

  (ii)退職者の取り扱い

  (iii)企業年金の税務とマイナンバー

  (iv)財形貯蓄の税務とマイナンバー

 (3)株主

  (i)配当の税務とマイナンバー

  (ii)経過措置

 (4)取引先

  ・どのような場合に個人番号・法人番号を取得する必要があるか

 (5)顧客(主として金融機関の場合)

  (i)銀行

  (ii)証券会社

  (iii)生命保険

  (iv)損害保険

  (v)クレジットカード会社等

 (6)手続ごとの開始時期

4.社会保障関係の事務の構築

 (1)社会保険関係でマイナンバーが必要となる場面(帳票一覧)

  (i)健康保険

  (ii)厚生年金保険

  (iii)雇用保険

  (iv)労災保険

 (2)健康保険・厚生年金保険に関するマイナンバー対応のポイント

   ・会社が個人番号関係事務実施者となる場合と代理人となる場合の違い

   ・健康保険組合が2017年7月までにやらなければならないシステム対応、特定個人情報保護評価とは

 (3)雇用保険・労災保険に関するマイナンバー対応のポイント

   ・再雇用の場合の個人番号の取扱い

5.今後のスケジュール

 | 講演・セミナー

講演の概要は以下の通りです。

日時: 2015年3月3日(火)9:30~12:30
主催: みずほ総合研究所
会場: みずほ総合研究所 セミナールーム(東京都千代田区内幸町1-2-1 日土地内幸町ビル3F)
講師: 弁護士 影島広泰

 

個人番号・特定個人情報をどう管理?番号法ガイドラインの内容は?
【マイナンバー法・情報管理編】
マイナンバー法の施行までに必須の情報管理体制の整備・見直し

番号法ガイドライン及び特定個人情報保護評価指針等を踏まえ、マイナンバー法に準拠した『適法』な情報管理体制を実務的に解説

 

マイナンバー法の下は、個人番号及び特定個人情報の取得、保管、利用及び提供等に厳しい制限が課せられます。また、情報漏えい等について法人への両罰規定を含めた厳しい罰則が定められているほか、特定個人情報保護委員会には民間企業等への立入検査権限も認められています。多くの企業において、2005年の個人情報保護法の施行に伴って社内の情報管理体制が整備されましたが、2016年1月のマイナンバー法の施行により、約10年ぶりに、情報管理体制を大幅に見直す必要が生じています。本セミナーにおいては、特定個人情報保護委員会が公表した「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」(いわゆる「番号法ガイドライン」)及び特定個人情報保護評価指針等を踏まえ、2016年1月までに整えておくべき、マイナンバー法に準拠した「適法」な情報管理体制を、実務的に解説します。

 

※本セミナーは情報管理体制整備に必要な範囲での解説です。本セミナーのみのご参加も承りますが、全社的に必要な実務対応の全体像をふまえていただくことが望ましいため、当社主催「マイナンバー法で企業が求められる実務対応」にご参加いただいた企業様やマイナンバー法の概要を学習済の企業様にご参加をおすすめいたします。

 

【講義内容】
1.民間企業・団体においてマイナンバーを取り扱う必要が生じる場面とは
 (1) 社会保障・税番号制度の概要
  (i)「社会保障・税番号制度」とは
  (ii)「個人番号」と「法人番号」
  (iii)「特定個人情報」
  (iv)マイナンバー法(番号法)の内容~個人情報保護法との違い
 (2)民間企業・団体おいてマイナンバーを取り扱う場面
  (i)従業員等の社会保険・税務に関する事務
  (ii)株主・取引先・顧客との税務に関する事務
  (iii)情報提供ネットワークへ接続する場合の事務(健康保険組合、年金の事業主、行政からの事務受託者等)
2.「番号法ガイドライン」に準拠した実務対応のポイント
 (1) 「番号法ガイドライン」の概要
 (2) 番号法ガイドラインに準拠した情報管理体制構築のポイント
  (i)利用の場面 ・個人番号の利用制限~個人番号を取得するときの利用目的の特定等
  (ii)個人番号の提供を要求する場面 ・個人番号の提供を受けるタイミング等
  (iii)第三者への提供の場面 ・グループ企業内での人事情報データの共有の実務等
  (iv)保管・管理の場面 ・廃棄・削除の考え方等
  (v)委託の取り扱い ・会計事務所等やITサービス業者への委託の実務
   ・「必要かつ適切な監督」とは具体的に何をするのか
   ・委託契約書に盛り込むべき内容とは等
  (vi)保管・管理の場面:安全管理措置 ・個人情報保護法との違いはどこにあるのか  
   ~事務取扱担当者をどのように明確化するか
   ・取扱規程の実務
   ・組織的安全管理措置~システムログを残さなければならない事項とは
   ・人的安全管理措置
   ・物理的安全管理措置 
   ~管理区域と取扱区域の違いと、それぞれで講ずべき措置
   ~データの削除とは何をすべきなのか
   ・技術的安全管理措置
   ・中小事業者の軽減措置等
  (vii)特定個人情報を取り扱う際に問題となる個人情報保護法の条文と実務的な影響
3.「特定個人情報保護評価」(PIA)に基づいた管理体制構築のポイント
 (1)民間企業は、特定個人情報保護評価(PIA)をどのように取り扱うべきか
 (2)JIS Q 15001(Pマーク)との関係
4. 今後の対応スケジュール

2015.3.2 | 講演・セミナー

影島広泰弁護士が、「『マイナンバー法(番号法)』で企業が求められる実務対応」と題する講演を行いました。

 

講演の概要は以下の通りです。

 

日時: 2015年3月2日(月)13:30~16:30

主催: みずほ総合研究所

会場: みずほ総合研究所 セミナールーム(東京都千代田区内幸町1-2-1 日土地内幸町ビル3F)

講師: 弁護士 影島 広泰

 

【マイナンバー法・基本編】全ての民間企業に必要な対応を実践解説!新たに公布・公表された政省令をふまえた

『マイナンバー法(番号法)』で企業が求められる実務対応

  • 2016年1月の実施まであと1年余り!取引先・株主・従業員からの個人番号の取得は?関係書面への記載は?個人情報保護法との関係は?

2016年1月から実施される「社会保障・税番号制度」(マイナンバー)により、「全ての」民間企業が2016年1月までに、取引先・株主・従業員・顧客等から個人番号を取得して、関係機関に提出する書面に記載できる体制を整えることを求められています。そのためには、関係する業務プロセス・ITシステム・社内規定・書類の様式等の変更が必要となりますが、具体的対応がまだ進んでいない企業も少なくないようです。また、共通番号制度で取り扱われる情報は要保護性が高いことから禁止事項や罰則が定められており、変更後の業務プロセスやITシステム等は、マイナンバー法(番号法)及びその政省令、並びに特定個人情報保護委員会の指針及び規則等に厳密に準拠したものでなければならず、情報管理の更なる徹底も必要となります。本セミナーでは、企業の各部門が対応しなければならない実務を、最新の政省令等に基づいて、具体的な帳票・規程例、チェックリスト等をご提示しながら具体的に解説いたします。
 
【講義内容】

1.社会保障・税番号制度とは何か

 (1)目的

 (2)「個人番号」と「法人番号」

 (3)「特定個人情報」

2.マイナンバー法(番号法)の内容

 (1)マイナンバー法の概要

   1 マイナンバー法・整備法

    ・マイナンバー法では何が認められて、何が禁止されているのか

    ・罰則がある行為は何か

   2 政省令

    ・現時点で明らかになっている事項と、未だ明らかになっていない事項の峻別

 (2)個人情報保護法との異同

  ・情報管理上の安全管理措置とは

 (3)特定個人情報保護委員会の特定個人情報保護評価指針・規則、番号法ガイドライン(仮称)

3.民間企業に必要な実務対応

 (1)全企業に共通して必要とる対応策

   1 従業員等に関する対応事項

    ・従業員・パート等からの個人番号の取得と保管は

    ・取得の際の本人確認の方法等は

    (施行規則で明らかとなった従業員の場合の例外措置とは)

    ・源泉徴収票等の法定調書への個人番号の記載は

    ・健康保険組合・年金事務所等への提出は

    (省令で明らかとなったマイナンバーが必要となる事務とは)

   2 取引先等に関する対応事項

    ・支払調書等への個人番号の記載は

   3 株主に関する対応事項

    ・株主からの個人番号の取得と保管は

    (振替保管機関を利用している場合と、それ以外の場合)

    ・株式配当等の支払調書への個人番号の記載は

    ・国税関係の政省令で新たに明らかとなった経過措置とは

   4 法務・総務に関する対応事項

    ・要件定義・外部設計での方針決定・レビューのポイントは

 (2)年金の事業主、健康保険組合等

  ・情報提供ネットワークへの接続を行う場合の対応策

  (特に、健康保険組合では対応に留意が必要)

 (3)金融機関

  ・顧客からの個人番号の取得と保管

  ・国税関係の政省令で新たに明らかとなった経過措置とは

 (4)個人番号・特定個人情報を取得しないための対応策

4.情報管理上の課題 ― 求められる情報管理の徹底

 (1)個人情報保護法における情報管理

 (2)マイナンバー法における情報管理

5.2016年1月までのロードマップ(対応スケジュール)

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