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秘書の一日

秘書の一日

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09:30-
メール、スケジュール確認、担当弁護士の執務室清掃

出勤後、メールとスケジュールを確認し、その日一日の仕事を把握します。
本日は、午前中の会議で配布する資料の指示が追って出るほか、午後には裁判所への書面提出が予定されているため、各案件秘書と適切に情報を共有し、臨機応変に対応します。

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10:30-
会議資料準備、来客対応

会議資料を迅速かつ正確に作成し、弁護士のチェックを受けます。
お客様の対応は、常に笑顔で丁寧に、を心がけています。
本日の会議は所内で行われましたが、外部とのテレビ会議になることもあります。その際は、PC・テレビ会議システム接続等の事前準備も行います。

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11:00-
電子ファイル管理、ファイリング

弁護士が必要な情報にすぐにアクセスできるよう、電子ファイルの管理や書類のファイリングを行って案件資料を整理します。秘書の通常業務では、Word/Excel等の他、所内で利用する各種アプリケーションの操作も求められますが、分からないことは先輩秘書がサポートするので心配はいりません。

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12:00-
ランチ

今日は天気が良いので後輩を誘って外でランチです。近くにはおいしいお店も多く、赤坂サカスまで足をのばしたり、桜の季節には日枝神社を散歩したりすることもあります。

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13:30-
裁判所へ書面提出の準備

特に正確性が求められる仕事です。複雑な構成の書類は他の案件秘書とダブルチェックした上で、弁護士の最終チェックを受けます。
このような時も複数の案件が動きますので、周囲の秘書間でフォローしあいながら作業を進めていきます。

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14:30-
出張手配、請求書作成準備

来週担当弁護士の出張が予定されているため、フライトやホテルの手配、現地でのスケジュール確認を行います。また、出張前に確認する必要がある請求書の発送準備も進めておきます。

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15:00-
会議日程調整

クライアントより新規の電話会議依頼が入りました。日程調整、関係者間の連絡、イントラネットへの予定登録を行います。

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16:00-
裁判所へ外出

クライアントの承認がおりましたので、裁判所へ書面提出です。
弁護士と連携し、他の案件秘書と協力して滞りなく作成・提出を終えることができました。

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17:20-
担当弁護士の予定確認

明日以降の来客・内部会議、外出予定や、今後の書面提出期限等を確認します。
「今日は大変な作業をありがとう」と声をかけてもらいました。
弁護士が仕事に集中できる環境を作ることを心がけていますが、少しでもその支えになっていると思うことができた時には、嬉しい気持ちになります。

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18:00-
帰宅

本日も一日お疲れさまでした。また明日!