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影島広泰弁護士が、企業研究会主催のセミナーにおいて、マイナンバー法に関する講演を行いました。

2015.10.27 | 講演・セミナー

影島広泰弁護士が、「民間企業における『マイナンバー法対応』直前チェック」と題する講演を行いました。

 

講演の概要は以下の通りです。

 

日時: 2015年10月27日(火) 13:30~17:00

主催: 一般社団法人 企業研究会

会場: 企業研究会セミナールーム(東京・麹町)

講師: 弁護士 影島 広泰

 

民間企業における『マイナンバー法対応』直前チェック

番号通知開始目前!チェックリスト方式で実務の“抜け漏れ”を総点検
~個人番号収集、情報管理、行政機関等への提出、従業員教育において必須となる対応事項の確認

 

【開催にあたって】
マイナンバー制度のスタートまでわずか数カ月となり、本年10月からはいよいよ個人番号の通知が始まります。
民間企業にとっては、年末調整での番号提供を受け、2016年1月以降、行政機関等に提出する書類に個人(法人)番号を順次記載していく必要があり、残された時間で各種対応を効率的かつ確実に完了させることが求められます。本講座では、個人番号の収集、番号の保管・管理、行政機関等への提出の多岐にわたる業務、並びに従業員教育において制度開始前に「確実に押さえておくべき対応事項」をチェックリスト方式で総点検し、関連資料や最新情報も交えながら、これまでの実務対応に“抜け漏れ”がなかいかどうかを、しっかりと確認していきます。
 
【プログラム】
1.マイナンバーの開始時期とスケジュール感 ~目前に迫った番号通知、個人番号カード交付に備えて
 (1)民間企業のマイナンバー法対応の概要
 (2)手続毎・部署毎に、いつまでに何をしなければならないのか
  ・個人番号・法人番号が必要となる時期の特定
  ・対従業員等(税務・社会保険)、対取引先・対株主(支払調書)スケジュールの確認
 (3)事務・担当者の洗い出しと役割の明確化
  ・安全管理措置を盛り込んだ取扱規程等の策定プロセスの確認
  ・事務の範囲、特定個人情報等の範囲、事務取扱担当者を洗い出し、明確化する必要がある事務の一覧
2.「個人番号収集」についてのチェックリスト
 (1)従業員(正社員・契約社員等)の番号収集
  ・個人番号の収集開始に向けて事前に決めておくべきこと
  ・本人確認の業務フローの再確認(本人からの提供、代理人からの提供)
  ・従業員から提出された書類等を取りまとめる方法
  ・利用目的の特定、通知等の方法、従業員に関して列挙しておくべき利用目的
  ・番号提供書類と本人確認書類の保管方法における注意事項、他
 (2)従業員(パート・アルバイト等)の番号収集
 (3)配偶者・扶養親族等の番号収集
  ・会社独自の「個人番号届出書」等で番号を収集する際の注意事項
 (4)株主・出資者の番号収集
 (5)従業員持株会・年金関係の番号収集
  ・従業員持株会との委託契約の締結 ~ 従業員持株会への個人番号の提供、他
 (6)収集できない場合の対応
3.「情報管理」についてのチェックリスト
 (1)基本方針の策定、社内規程等の確認
 (2)組織的安全管理措置の確認
  ・組織体制、取扱規程等に基づく運用、取扱状況を確認する手段の整備、情報漏洩に対応する体制整備、他
 (3)人的・物理的安全管理措置の確認
  ・事務取扱担当者の監督及び教育
  ・特定個人情報等を取り扱う区域の管理、機器及び電子媒体等の盗難等の防止
  ・電子媒体を持ち出す場合の漏洩等の防止、個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄、他
 (4)技術的安全管理措置の確認
  ・アクセス制御、アクセス者の識別と認証 ~ 外部からの不正アクセス等の防止、他
 (5)ガイドライン上で記載を要するとされている事項の記録に漏れがないか
 (6)グループ内での人事情報の共有についての確認
4.「行政機関等への提出(番号の出力、廃棄)」についてのチェックリスト
 (1)体制(帳票の作成、提出方法、本人への交付方法、控えの保存方法)の確認
 (2)委託先についての確認
  ・クラウド等のITサービスを利用している場合の注意事項
  ・委託契約に盛り込まなければならない(盛り込むことが望ましい)内容
  ・委託先における特定個人情報の廃棄・削除の確認方法、他
 (3)システムの更新についての確認
5.「従業員教育」についてのチェックリスト
 (1)従業員教育の項目の確認
 (2)2016年1月までのロードマップ

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